Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Pemkab Kukar) terus menunjukkan komitmennya dalam pengelolaan arsip secara efisien dan terstruktur. Hal ini terlihat dalam Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah yang digelar Rabu (18/6) di Ruang Rapat Aji Imbut, Lantai III Sekretariat Daerah Kukar. Kegiatan ini secara resmi dibuka oleh Asisten III Bidang Administrasi Umum, Dafip Haryanto.
Rapat tersebut menjadi wadah strategis bagi Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar, untuk melakukan evaluasi dan validasi terhadap arsip-arsip yang telah memasuki masa musnah. Seluruh anggota Unit Kearsipan (UK) dan Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) dari 12 bagian Setkab Kukar turut hadir dalam forum ini.
Tak hanya internal, acara ini juga menghadirkan dua narasumber berkompeten, yaitu Varia Fadillah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, serta Siti Noergaimah, Arsiparis Ahli Muda dari instansi yang sama.
Dalam sambutannya, Dafip menekankan pentingnya arsip sebagai alat strategis organisasi. “Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan sumber informasi, bukti hukum, hingga alat kontrol dan pengawasan organisasi. Dengan dokumentasi yang baik, pimpinan dapat lebih mudah mengambil keputusan dan mengevaluasi kinerja serta penggunaan anggaran,” tegasnya.
Ia juga menambahkan bahwa keterlibatan aktif seluruh bagian dalam pelaporan kearsipan menjadi hal yang mutlak. “Jika ada unit yang abai, kami akan ambil langkah tegas. Kedisiplinan dalam kearsipan adalah bagian dari tanggung jawab birokrasi,” ujarnya.
Sementara itu, Varia Fadillah menguraikan bahwa Rapat Penilaian Arsip bertujuan menata ulang ruang penyimpanan dengan mengurangi arsip yang telah kedaluwarsa. “Kami berupaya menekan laju pertumbuhan arsip yang sudah tak bernilai guna, baik secara hukum maupun administratif. Ini langkah konkret menuju efisiensi dokumen,” jelasnya.
Ia menambahkan, arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan mencakup dokumen yang telah melewati masa retensi, tak lagi relevan bagi organisasi, dan tidak berkontribusi terhadap kepentingan nasional. Proses pemusnahan pun mengikuti prosedur ketat sesuai regulasi, termasuk rekomendasi dari Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Dalam konteks hukum, Peraturan Daerah Kukar Nomor 02 Tahun 2023 juga menegaskan adanya sanksi administratif bagi pejabat atau pelaksana yang melanggar ketentuan kearsipan. Mulai dari teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji, hingga penurunan pangkat.
Rapat Penilaian Arsip ini bukan hanya sekadar rutinitas tahunan, tetapi juga refleksi nyata komitmen Pemkab Kukar dalam mewujudkan birokrasi modern yang akuntabel dan transparan. Melalui sinergi antarunit, pemusnahan arsip kadaluarsa dapat menjadi peluang untuk menciptakan ruang yang lebih produktif, baik secara fisik maupun manajerial.
Dengan pengelolaan arsip yang tepat, tidak hanya efisiensi ruang yang didapat, tetapi juga efisiensi waktu dan sumber daya. Ke depan, Pemkab Kukar berharap dapat memperluas kerja sama kearsipan, baik dengan lembaga lokal maupun nasional, demi pengelolaan dokumen yang lebih sistematis dan terintegrasi.
